MRM software: cos’è e perché è importante

Le aziende che operano in mercati in rapida evoluzione e che svolgono attività di marketing multicanale devono confrontarsi con alti livelli di incertezza e di imprevedibilità. A questo si aggiungono i cambiamenti che sono avvenuti nel mercato del lavoro a seguito dell’impatto della pandemia (basti pensare alla moltiplicazione del numero di team che lavorano a distanza), che hanno contribuito ad aumentare il grado di complessità con il quale bisogna fare i conti.

Molto più che in passato, oggi poter contare su sistemi affidabili e organizzati per il coordinamento e l’aggiornamento reciproco delle figure coinvolte nei progetti di marketing è una priorità. Quello di cui c’è bisogno è di software che permettano una visione chiara dell’intero progetto.

In questo contesto gli strumenti di MRM – Marketing Resource Management – forniscono un valido aiuto a chi è chiamato a gestire campagne e progetti di marketing. Ma come funzionano? Qual è la relazione con altri strumenti che sempre di più stanno entrando a far parte della quotidianità dei reparti marketing (e non solo) di grandi aziende e brand come, ad esempio, il DAM e il PIM?

Cos’è uno strumento di MRM

Gli strumenti di MRM rappresentano uno dei pilastri delle soluzioni MarTech.

Si tratta di software che semplificano la gestione di campagne e di progetti di marketing. Un MRM consente di pianificare, organizzare, gestire e ottimizzare i diversi step necessari allo svolgimento delle attività.

Per le aziende che sono chiamate a produrre grandi quantità di contenuti, da distribuire a target diversi su differenti canali, l’uso di un software MRM risulta imprescindibile. Questi strumenti aiutano infatti le imprese a ridurre i rischi legati alla complessità, rendendo più fluide ed efficaci comunicazioni e operazioni.

Nel dettaglio cosa fa un MRM, tool di Marketing Resource Management?

In estrema sintesi centralizza i processi funzionali allo svolgimento della campagna di marketing. Il suo obiettivo è quello di migliorare l’efficienza con cui lavora il marketing aziendale.

L’organizzazione dei workflow è una funzionalità chiave degli strumenti MRM. Soluzioni di questo tipo permettono di organizzare i flussi di lavoro in modo efficiente, assegnando a colleghi e collaboratori esterni specifici progetti e task e coinvolgendo in modo puntuale ogni membro del team.

Grazie alla calendarizzazione delle attività e alla centralizzazione delle comunicazioni, le persone coinvolte nelle attività di marketing a diversi livelli hanno sempre il controllo della situazione. I responsabili del progetto possono verificare lo stato di avanzamento di ogni attività e approvare o richiedere modifiche ai task in tempi rapidi. In questo modo si evitano lunghe catene di e-mail o di messaggi sparsi in vari strumenti.

Attraverso flussi di lavoro snelli e ben organizzati, gli strumenti di MRM assicurano anche un maggiore controllo sui risultati. Questo tipo di strumenti permette, infatti, di tracciare le diverse fasi e lo stato di lavorazione di ogni processo, consentendo il monitoraggio delle performance del team e di ogni progetto.

In particolare, le migliori soluzioni MRM abilitano la verifica dei risultati delle attività e il calcolo del ROI, per tenere sotto controllo lo stato di avanzamento dei processi e intervenire nel caso in cui ci si discosti dagli obiettivi economici.

Un ulteriore aspetto da considerare è la capacità di archiviazione. Gli strumenti MRM consentono infatti di aggregare le risorse relative ad una campagna.

Disporre di risorse e linee guida condivise e sempre aggiornate elimina il rischio che circolino più versioni delle stesse e che si perda tempo per l’allineamento dei team in merito alle risorse o ai formati da utilizzare.

Nota: Va sottolineato che la logica di centralizzazione di un MRM si limita alla collaborazione e alla gestione dei processi di lavoro: in questo contesto, solo una soluzione per la gestione degli asset digitali (DAM) consente di disporre il controllo di tutti i contenuti dell’azienda.

Una soluzione MRM consente anche di gestire altri elementi affini alle campagne di marketing oltre ai task e ai workflow in senso stretto. Ad esempio, permettono di integrare sistemi terzi, automatizzare le conversioni dei file, gestire e allocare il budget.

I vantaggi di un’organizzazione di questo tipo sono evidenti e interessano in modo particolare le persone che devono gestire le campagne di marketing. Concentrare risorse e comunicazioni velocizza i flussi di lavoro e libera tempo che potrà essere usato per concentrarsi sugli aspetti più strategici e creativi delle campagne.

Quali benefici e per chi?

Un sistema MRM offre vari benefici:

• Migliora la gestione dei flussi di lavoro perché ogni persona sa esattamente ciò che deve fare, con che modalità e tempi.
• Ottimizza l’uso delle risorse perché sono centralizzate e a disposizione di tutti coloro che contribuiscono alla realizzazione della campagna o del progetto.
• Aumenta la produttività e riduce le inefficienze. Gli scambi di informazioni avvengono in modo fluido, perché esiste un unico punto di riferimento per tutti gli interlocutori.

In generale, i flussi di lavoro sono creati e gestiti in modalità low code, senza cioè che sia richiesta la conoscenza di codice di programmazione per la loro configurazione. Le soluzioni più user centric offrono interfacce drag & drop, semplici ma potenti.

A beneficiare dell’uso di uno strumento di MRM sono le persone che a vario titolo sono coinvolte in campagne e progetti di lancio, comunicazione o sviluppo di prodotti. Tutte le persone che partecipano alle attività legate alla campagna di marketing lavorano su un unico tool, in ogni fase del processo.

Attraverso gli strumenti resi disponibili dalla piattaforma si possono gestire gli accessi delle diverse persone, associare a ciascuno risorse e asset e permettere la consultazione di specifiche linee guida o materiali informativi. In questo modo ogni fase è organizzata al meglio e ogni persona ha a disposizione esattamente ciò di cui ha bisogno per svolgere il proprio lavoro.

Da un punto di vista strategico è prezioso per CMO e direttori marketing, al fine di supervisionare e monitorare i processi. Da un punto di vista operativo, un MRM semplifica sia il lavoro del team creativo interno all’azienda sia dei partner esterni (come fotografi, illustratori o consulenti).

DAM, PIM E MRM: le differenze

Gli strumenti di MRM sono solo uno degli strumenti che compongono la galassia di soluzioni tecnologiche dedicate al marketing. Nel panorama delle soluzioni MarTech si parla spesso anche di DAM e di PIM. Quali sono le differenze tra questi strumenti e quando è indicato l’uso di ciascuno di essi?

DAM, PIM e MRM sono software per il marketing con diversi punti in comune, ma ognuno di questi tool svolge una precisa funzione. Gli strumenti MRM sono progettati per la gestione complessiva di uno specifico progetto o campagna. Un MRM fornisce quindi le funzionalità necessarie a organizzare al meglio le persone, e le risorse necessari e fondamentali a raggiungere gli obiettivi della campagna e permette di organizzare le varie fasi del progetto dall’inizio alla fine.

Il DAM (Digital Asset Management) è invece uno strumento focalizzato sulla gestione complessiva degli asset digitali di un’azienda, vale a dire documenti, immagini, video, audio che vengono distribuiti su siti web, e-commerce e marketplace. Il DAM rappresenta l’unica fonte di verità per la gestione degli asset digitali dell’intera azienda.

Il PIM (Product Information Management) è un software pensato per gestire in modo efficiente le informazioni di prodotto (come dimensioni, categorie merceologiche, colori, taglie, etc.). Il PIM raccoglie e organizza tutte le informazioni di prodotto e permette di gestirle e distribuirle in modo flessibile e rapido su ogni canale, come ad esempio l’e-commerce.

Le funzionalità di questi strumenti in parte si sovrappongono e spesso devono essere usati in contemporanea per migliorare la gestione delle attività di marketing destinate a canali quali siti web, e-commerce e marketplace.

La gestione dei processi (MRM), dei contenuti (DAM) e delle informazioni di prodotto (PIM), consente ai marketer di creare esperienze d’acquisto complete e soddisfacenti, ridurre il time to market e, in generale, garantire una gestione efficiente delle risorse.

Un elemento fondamentale da considerare, però, è che la scelta di queste soluzioni deve essere fatta tenendo conto dei bisogni e degli obiettivi aziendali. Sebbene ciascuno di questi software offra funzionalità potenzialmente utili, occorre adottare una visione di insieme, per evitare costi di integrazione, duplicazioni e silos di informazioni e funzionali.

In altre parole, la risposta tecnologica ai problemi di un’azienda (marketing compreso), non è la molteplicità di software, ma la scelta di una soluzione versatile, in grado di incorporare funzionalità trasversali a MRM, DAM e PIM.

THRON è tra gli strumenti MRM riconosciuti da Forrester

Proprio la versatilità è una delle caratteristiche chiave di THRON, che nell’ecosistema delle soluzioni MarTech va oltre il concetto “tradizionale” di DAM perché in una piattaforma unica offre sia un DAM software che un PIM software. Oltre alla creazione e alla gestione di TUTTI gli asset digitali dell’azienda, infatti, THRON è fortemente orientata alla loro distribuzione, in modo ottimizzato, su qualsiasi touchpoint finale.

In quest’ottica, la nostra piattaforma gestisce in modo centralizzato e sinergico ai contenuti digitali anche le informazioni di prodotto (funzionalità tipica dei PIM). Inoltre, attraverso strumenti che semplificano la distribuzione e l’uso dei contenuti e che consentono di costruire workflow coerenti e flessibili, THRON è in grado di offrire supporto concreto nell’organizzazione delle attività di marketing e di razionalizzare i costi delle campagne; funzionalità chiave, queste, dei tool di MRM più diffusi.

In particolare, THRON:

• Gestisce i processi di creazione in modo integrato, sia grazie a funzionalità dedicate agli shooting di prodotto sia grazie all’integrazione con le suite creative
• Gestisce i processi approvativi. I workflow vengono disegnati direttamente dagli utenti in modo autonomo e semplice.
• Consente di analizzare l’andamento delle attività e della produttività del team.

Crediamo che proprio per il nostro posizionamento e per una serie di funzionalità chiave che permettono ad aziende e brand di svolgere attività tipiche dei software di Marketing Resource Management, Forrester ha incluso THRON nel suo report “Now Tech: Marketing Resource Management 1Q 2022”, overview che segnala 28 provider di soluzioni MRM a livello mondiale.

Si tratta di un riconoscimento importante, perché crediamo confermi la versatilità di THRON e delle sue espansioni. Oltre a farsi interprete della gestione degli asset digitali – come ogni DAM – THRON abilita la gestione dei flussi di lavoro e rende massima la collaborazione tra i colleghi, obiettivo chiave dei tool di MRM.

In altre parole, THRON PLATFORM incarna appieno la versatilità richiesta alle soluzioni dai marketer più virtuosi, eliminando silos, inefficienze, costi di licenze e integrazioni derivanti dall’uso congiunto di sistemi differenti.

In estrema sintesi, THRON va oltre il DAM e per noi il riconoscimento di Forrester lo conferma.